Całość w kontekście zamówień na opakowania oznacza objęcie kontraktem całego cyklu życia opakowania — od projektu i wyboru materiału, przez produkcję i etykietowanie, po odbiór posprzedażny i opłaty systemowe. W umowie warto wyraźnie wskazać, kto w łańcuchu dostaw ponosi odpowiedzialność za rejestrację, sprawozdawczość i uiszczenie opłat zgodnie z obowiązującymi przepisami; bez takiego zapisu ryzyko rozmywa się między dostawcami a zamawiającym. Zgodnie z VerpackG konieczne jest także ustalenie mechanizmów wymiany danych i dowodów rozliczeń, by móc wykazać zgodność w razie kontroli.
W praktyce warto wprowadzić do zamówienia kilka standardowych klauzul, które zabezpieczą „całość” ryzyka. Do najważniejszych należą:
- oświadczenia i gwarancje dotyczące zgodności opakowań z definicjami prawnymi i materiałów podlegających opłatom;
- obowiązek rejestracji — wskazanie strony odpowiedzialnej za rejestrację w systemie krajowym;
- rozliczenia finansowe — zasady alokacji kosztów opłat i korekt w przypadku reklamacji;
- prawo do audytu i przekazywania dokumentów potwierdzających wprowadzenie opakowań do obrotu.
Niezbędne są też zapisy operacyjne: terminy raportowania, tryb korekt ilościowych i jakościowych, a także mechanizmy współpracy przy wycofaniach produktu lub dostosowaniach do nowej interpretacji prawa. Dobrze sformułowana klauzula indemnizacyjna powinna chronić zamawiającego przed kosztami wynikającymi z uchybień dostawcy, a jednocześnie przewidywać rozsądne limity odpowiedzialności oraz procedurę dochodzenia roszczeń.
Na koniec warto dodać klauzulę o aktualizacji umowy w razie zmiany przepisów, wymaganie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej oraz określenie sposobu rozstrzygania sporów. Całość tych zapisów pozwoli nie tylko spełnić obowiązki wynikające z prawa opakowaniowego, lecz także ograniczyć ryzyko kosztowych niespodzianek i długotrwałych sporów między partnerami handlowymi.